NSG Verwaltung
Benutzeranleitung · Pflege in Naturschutzgebieten
Die Anwendung folgt einem klar strukturierten Ablauf — von der Erfassung des Auftraggebers bis zur Schlussrechnung. Jeder Auftrag durchläuft dieselben Stationen:
Auftraggeber anlegen
Zuerst den Auftraggeber (Behörde, Gemeinde, Kanton) mit Adresse und Kontaktpersonen erfassen. Einmalig — kann für mehrere Aufträge wiederverwendet werden.
Auftrag erstellen
Auftrag mit Titel, Zeitraum, Stundensätzen und verantwortlicher Person anlegen.
Kürzel aus Bibliothek importieren
Im Auftrag über «🏷 Bibliothek» die benötigten Arbeitskürzel (Tätigkeitsarten) und Flächen aus der globalen Kürzel-Bibliothek auswählen und übernehmen. Bei Bedarf können auch direkt im Auftrag neue Kürzel erfasst werden.
Offerte erstellen
Im Modul «Dokumente» eine Offerte für den Auftrag erstellen — mit geplanten Stunden, Freischneider-Stunden und Kilometern. Als PDF drucken und dem Auftraggeber zustellen.
Tagesrapporte erfassen
Nach jedem Arbeitstag im «Arbeitsrapport» eine neue Zeile eintragen: Datum, Stunden, Freischneider, Kilometer, Arbeitskürzel und Fläche auswählen.
Zwischenrechnung erstellen
Periodisch (z.B. monatlich) eine Zwischenrechnung erstellen. Die geleisteten Ist-Werte können per Knopfdruck aus dem Rapport übernommen werden. Als PDF mit QR-Code an Auftraggeber.
Schlussrechnung erstellen
Am Ende des Auftrags die Schlussrechnung erstellen. Das System zieht alle bisherigen Zwischenrechnungen automatisch ab und berechnet den Restbetrag.
Die Anmeldung erfolgt mit E-Mail-Adresse und Passwort unter pin.eva-jashari.ch. Bei vergessenem Passwort kann über den Link «Passwort vergessen?» ein Reset-Link per E-Mail angefordert werden (gültig 1 Stunde).
Die Anmeldung bleibt 8 Stunden aktiv. Danach wird man automatisch abgemeldet und muss sich neu einloggen.
Am oberen Rand der App — rechts neben der Seitenleiste — befindet sich eine fixierte Schnellzugriff-Leiste mit den drei häufig genutzten Modulen:
Ein Klick auf einen dieser Buttons öffnet das jeweilige Modul direkt. Der aktive Button wird grün hervorgehoben. Die Leiste ist auf allen Seiten sichtbar und erlaubt schnelles Wechseln zwischen den Kernfunktionen, ohne durch die Sidebar zu scrollen.
Im Modul «Auftraggeber» werden alle Behörden, Gemeinden und Kantone verwaltet, die Aufträge erteilen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name / Organisation | Offizielle Bezeichnung der Behörde |
| Adresse | Strasse, PLZ, Ort — erscheint auf Dokumenten/Rechnungen |
| E-Mail / Telefon | Hauptkontakt der Organisation |
| Kontaktpersonen | Einzelne Ansprechpersonen mit Funktion, Telefon und E-Mail. Mehrere möglich. Diese stehen später bei Aufträgen zur Auswahl. |
| Notizen | Interne Anmerkungen, erscheinen nicht auf Dokumenten |
Kontaktpersonen können direkt im Auftraggeber-Formular hinzugefügt werden — und stehen dann bei allen Aufträgen desselben Auftraggebers zur Auswahl.
Jeder Pflegeauftrag wird hier erfasst. Aufträge bilden das Herzstück der Anwendung — Rapporte, Dokumente und Abrechnungen beziehen sich immer auf einen Auftrag.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Titel | Bezeichnung des Auftrags, z.B. «Neophytenbekämpfung Bachs und Stadel 26/27» |
| Auftraggeber | Verknüpfung mit dem Auftraggeber-Modul |
| Auftragsnummer | Optionale interne Referenznummer |
| Zeitraum | Von-Bis-Datum. Wird auf Offerten und Rechnungen als Zeitraum angezeigt. |
| Verantwortliche Person | Aus dem Modul «Verantwortliche» — erscheint auf PDFs als «Verantwortlich» |
| Kontaktperson | Aus den Kontaktpersonen des gewählten Auftraggebers |
| Stundensätze | Arbeit (CHF/Std.), Freischneider (CHF/Std.), km-Satz — Basis für Abrechnungen |
| Geplante Mengen | Arbeitsstunden, Freischneider-Stunden und km für die Offerte |
| Status | Offen / Aktiv / Abgeschlossen — beeinflusst die Übersicht |
Arbeitskürzel im Auftrag
Jeder Auftrag hat eine eigene Liste von Arbeitskürzel — also Kurzbezeichnungen für die verschiedenen Tätigkeitsarten, die bei diesem Auftrag vorkommen. Mehr dazu im Kapitel Kürzel.
Flächen im Auftrag
Neben den Arbeitskürzel können pro Auftrag auch Flächen (Gebiete, Parzellen) definiert werden — ebenfalls mit einem Kürzel und einer Bezeichnung. Im Rapport kann dann angegeben werden, auf welchen Flächen gearbeitet wurde.
Über den Button «🏷 Bibliothek» können vordefinierte Kürzel und Flächen aus der globalen Kürzel-Bibliothek in den Auftrag importiert werden — so muss man nicht alles neu eingeben.
📋 Kein Kostendach (Regieauftrag)
Manche Aufträge werden nach effektivem Aufwand abgerechnet — ohne fixes Budget oder Offerte. Im Auftragsformular gibt es dafür die Checkbox «📋 Kein Kostendach».
Wenn diese Option aktiviert ist, verändert sich der gesamte Ablauf:
| Aspekt | Normal (mit Kostendach) | Kein Kostendach |
|---|---|---|
| Offerte | Kann erstellt werden | Nicht verfügbar |
| Zwischenrechnung | Kann erstellt werden | Nicht verfügbar |
| Abrechnung | Via Stunden/km-Felder + Sätze | Via freie Positionstabelle |
| Stundensätze im Auftrag | Pflichtfelder | Ausgeblendet |
| Geplante Mengen | Basis für Offerte | Ausgeblendet |
Für Aufträge ohne Kostendach wird kein separater Arbeitsrapport geführt. Die geleisteten Arbeiten werden direkt in der Schlussrechnung als freie Positionen eingetragen.
Bei der Schlussrechnung eines Regieauftrags erscheint eine Positionstabelle mit folgenden Spalten:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Datum | Datum des Einsatzes |
| Beschreibung | Freitext: Tätigkeitsbeschreibung |
| Anzahl | Menge (z.B. 4.5) |
| Einheit | Std. / km / Pauschal |
| CHF/Einheit | Ansatz pro Einheit |
| Total CHF | Wird automatisch berechnet |
Mit «+ Zeile» werden neue Positionen hinzugefügt. Das Gesamttotal wird laufend berechnet und auf der gedruckten Rechnung ausgewiesen. Auf der Übersichtsseite werden Regieaufträge mit dem Label «Kein Kostendach» gekennzeichnet.
Das Kernstück der täglichen Arbeit. Hier werden alle geleisteten Arbeitstage pro Auftrag eingetragen. Der Rapport wächst mit jedem Eintrag — eine Zeile pro Arbeitstag.
Neuen Eintrag erfassen
Oben rechts in der Leiste den gewünschten Auftrag aus dem Dropdown wählen — die zugehörigen Kürzel und Flächen werden automatisch geladen. Danach:
Auftrag wählen
Oben rechts den gewünschten Auftrag aus dem Dropdown wählen. Die zugehörigen Kürzel und Flächen werden automatisch geladen.
Datum, Stunden, km eintragen
Datum des Arbeitstages, geleistete Arbeitsstunden, Freischneider-Stunden und gefahrene Kilometer eingeben.
Fläche(n) wählen
Auf welchen Flächen wurde gearbeitet? Mehrfachauswahl möglich — die Chips werden durch Anklicken aktiviert (grün = ausgewählt).
Arbeitskürzel wählen
Welche Tätigkeiten wurden ausgeführt? Aus den Chip-Buttons die zutreffenden Kürzel anklicken. Mehrfachauswahl möglich.
Zeile speichern
«Zeile speichern» klicken. Die Zeile erscheint sofort in der Tabelle darunter. Datum, Stunden und km werden zurückgesetzt — der Auftrag und die Kürzel-Chips bleiben für den nächsten Eintrag bereit.
Einträge bearbeiten und löschen
In der Tabelle hat jede Zeile zwei Buttons: ✏️ öffnet eine Inline-Bearbeitungszeile direkt darunter (alle Felder editierbar, inklusive Chips). ✕ löscht den Eintrag nach Bestätigung.
➕ Zusatzposition (anderer Stundenansatz)
Manchmal fällt bei einem Arbeitstag eine Leistung an, die mit einem anderen Stundenansatz abgerechnet wird als der Standard — z.B. ein Spezialeinsatz oder ein besonderer Tarif. Dafür gibt es das Feld «Zusatzposition» in jedem Rapport-Eintrag.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Beschreibung | Freitext, z.B. «Spezialeinsatz», «Maschineneinsatz», «Nachtarbeit» |
| Stunden | Anzahl Stunden zu diesem Sonderansatz |
| Satz (CHF) | Der abweichende Stundenansatz — frei eingebbar, unabhängig vom Auftragssatz |
Das Feld wird einfach leer gelassen, wenn keine Zusatzposition anfällt. Sobald alle drei Felder ausgefüllt sind, wird die Position automatisch mit dem Eintrag gespeichert.
Beim Klick auf «↓ Ist-Werte aus Arbeitsrapport übernehmen» in einer Zwischen- oder Schlussrechnung werden Zusatzpositionen aus den Rapport-Einträgen automatisch als separate Positionen in die Zusatzpositionen-Tabelle der Rechnung übertragen — mit Beschreibung, Menge, Satz und berechnetem Total.
PDF-Rapport drucken
Der Button «🖨 PDF» oben rechts erzeugt einen vollständigen Arbeitsrapport als druckbares PDF — mit allen Einträgen des gewählten Auftrags, Legenden, Totals und Unterschriftszeile.
Oben rechts in der Karte werden Gesamtstunden, Freischneider-Stunden, Kilometer und Anzahl Einsatztage automatisch berechnet.
Im Modul «Dokumente» werden alle Offerten, Zwischenrechnungen und Schlussrechnungen verwaltet. Über die Filter-Buttons oben können die Dokumente nach Typ gefiltert werden.
Offerte
Die Offerte ist ein Kostenvoranschlag vor Beginn der Arbeiten. Sie basiert auf den geplanten Mengen aus dem Auftrag.
Das PDF enthält: Briefkopf, Empfängeradresse, Datum, Projektbeschreibung, Zeitraum, Kostenaufstellung (Stunden, Freischneider, km) und Unterschrift. Kein QR-Code — Offerten sind keine Zahlungsaufforderungen.
Zwischenrechnung
Periodische Teilrechnung auf Basis der tatsächlich geleisteten Arbeit. Der Zeitraum im PDF geht von Auftragsbeginn bis Rechnungsdatum.
Der violette Button «↔ Ist-Werte aus Arbeitsrapport übernehmen» liest die tatsächlich geleisteten Stunden, Freischneider und km aus den Rapport-Einträgen bis zum eingegebenen Rechnungsdatum und trägt sie automatisch in die Felder ein. Zusatzpositionen aus den Rapport-Einträgen werden dabei ebenfalls automatisch in die Zusatzpositionen-Tabelle übertragen.
Das PDF zeigt zusätzlich den Saldo: Offerte total abzüglich dieser Zwischenrechnung = Restbetrag noch offen. Seite 2 enthält den Swiss QR-Code zur direkten Zahlung.
Schlussrechnung
Die abschliessende Rechnung am Ende des Auftrags. Das System zieht alle bisherigen Zwischenrechnungen automatisch ab und berechnet den verbleibenden Betrag. Auch hier kann der «Ist-Werte übernehmen»-Button genutzt werden — er zieht bereits fakturierte Mengen automatisch ab.
Datum immer vor dem Klick auf «Ist-Werte übernehmen» eintragen — das System liest die Rapport-Einträge nur bis zu diesem Datum.
Dokumentfelder im Überblick
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Auftrag | Verknüpfung mit dem Auftrag |
| Typ | Offerte Zwischenrechnung Schlussrechnung |
| Titel / Beschreibung | Erscheint als Projektbezeichnung auf dem Dokument |
| Datum | Rechnungsdatum — auch Grundlage für den Ist-Werte-Import |
| Stunden / Freischn. / km | Abzurechnende Mengen |
| Betrag Total | Wird automatisch berechnet (Menge × Sätze aus Auftrag), read-only |
| Zusatzpositionen | Weitere Stundensätze oder Pauschalen mit abweichendem Ansatz — via «Ist-Werte übernehmen» aus Rapport-Einträgen oder manuell mit «+ Position» hinzugefügt |
| Notiz | Erscheint auf dem Dokument unterhalb des Titels (z.B. «inkl. neue Flächen …») |
Die Kürzel-Bibliothek ist ein globaler Pool von vordefinierten Abkürzungen, der unabhängig von einzelnen Aufträgen verwaltet wird. Sie enthält zwei Kategorien:
| Typ | Zweck | Beispiele |
|---|---|---|
| Arbeitskürzel | Tätigkeitsarten und Arbeitsschritte | AKD = Ackerkratzdistelln, BBK = Barbarakraut, HZL = Herbstzeitlose |
| Flächenkürzel | Gebiete, Parzellen, Flächen | HS = Hangweide Süd, PS = Pferdeweide |
Bibliotheks-Einträge können in jeden Auftrag importiert werden — das spart Zeit und stellt eine einheitliche Schreibweise sicher.
Die Jahresauswertung fasst alle Daten des gewählten Jahres zusammen:
| Block | Inhalt |
|---|---|
| Fakturierte | Alle Zwischen- und Schlussrechnungen des Jahres |
| Dokumente | |
| Geleistete Stunden | Ist-Stunden und km pro Auftrag aus Rapporteinträgen |
| Offene Aufträge | Aktive Aufträge mit Stundenstand und Offerten-Budget |
Das PDF der Jahresauswertung ist für Steuerzwecke konzipiert.
Hier werden die zuständigen Personen (z.B. kantonale Ansprechpersonen für Naturschutz) erfasst. Sie können bei Aufträgen als «Verantwortliche Person» ausgewählt werden und erscheinen dann auf allen PDF-Dokumenten als «Verantwortlich».
Nur Administratoren sehen die Module «Benutzer» und «Aktivitätslog».
| Rolle | Rechte |
|---|---|
| Benutzer | Alle Module ausser Benutzerverwaltung und Aktivitätslog |
| Admin | Alle Module, inkl. Benutzer anlegen/bearbeiten und Aktivitätslog |
Der Aktivitätslog protokolliert alle Anmeldungen, Abmeldungen, fehlgeschlagene Login-Versuche und Passwortänderungen aller Benutzer.
Nach 5 fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen innerhalb von 15 Minuten wird der Account temporär gesperrt.
Jeder Benutzer kann im Modul «Einstellungen» sein eigenes Passwort ändern. Dazu wird das aktuelle Passwort zur Bestätigung benötigt. Das neue Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein.
Übersicht
Die Startseite «Übersicht» zeigt alle aktiven Aufträge mit Stunden-Saldo (geleistet vs. geplant) und km-Verbrauch. Ein Klick auf eine Zeile öffnet direkt den Rapport für diesen Auftrag.
PDF-Unterschrift
Vor dem Drucken erscheint ein Dialog «Mit Unterschrift / Ohne Unterschrift». Die Unterschrift-Datei unterschrift.png muss im Hauptverzeichnis des Servers liegen.
Nach oben
Auf langen Seiten erscheint nach dem Scrollen automatisch ein «↑ Nach oben»-Button in der Mitte unten.
Im Login-Formular kann mit der Enter-Taste direkt der Anmelde-Button ausgelöst werden.
Kürzel sind kurze Abkürzungen für Tätigkeitsarten oder Flächen. Sie ermöglichen eine schnelle, standardisierte Erfassung im täglichen Rapport und erscheinen auch im gedruckten PDF mit vollständiger Legende.
Ein Kürzel besteht immer aus zwei Teilen:
| Teil | Beispiel | Funktion |
|---|---|---|
| Kürzel (Code) | AKD | Kurze Abkürzung, erscheint als Chip und im PDF |
| Bedeutung | Ackerkratzdistelln | Vollständige Bezeichnung, erscheint in der Legende |
Grün = im aktuellen Eintrag ausgewählt · Grau = verfügbar
Es gibt zwei Wege, Kürzel zu erfassen:
Weg 1: Global in der Kürzel-Bibliothek
Kürzel-Bibliothek öffnen
Im Seitenmenü «🏷 Kürzel» anklicken.
Tab wählen
«Arbeitskürzel» oder «Flächenkürzel» wählen je nach Art des neuen Kürzels.
«+ Neues Kürzel» klicken
Kürzel (z.B. «BGB»), Bedeutung (z.B. «Blauglöckenbaum») und optional eine Sortierreihenfolge eingeben. Speichern.
Globale Kürzel stehen dann bei jedem Auftrag per «🏷 Bibliothek»-Knopf zum Import bereit. Änderungen an einem globalen Kürzel wirken sich nicht auf bereits importierte Einträge aus.
Weg 2: Direkt im Auftrag
Auftrag öffnen
Im Modul «Aufträge» den gewünschten Auftrag anklicken.
«+ Kürzel» klicken
Im Abschnitt «Arbeitskürzel» den Button «+ Kürzel» klicken. Eine neue leere Zeile erscheint → Kürzel und Bedeutung direkt eingeben.
Auftrag speichern
«Speichern» klicken → die Kürzel werden mit dem Auftrag gespeichert und stehen im Rapport zur Auswahl bereit.
Über «🏷 Bibliothek» können alle globalen Kürzel auf einmal angezeigt und mit Häkchen ausgewählt und in den Auftrag übernommen werden. Bereits vorhandene Kürzel werden als «vorhanden» markiert und nicht doppelt importiert.
Sobald einem Auftrag Arbeitskürzel zugewiesen sind, erscheinen sie im Arbeitsrapport als anklickbare Chips.
Auftrag wählen
Im Arbeitsrapport den Auftrag auswählen. Die Chips für Flächen und Arbeitskürzel erscheinen automatisch.
Chip anklicken
Chip anklicken → wird grün = ausgewählt. Nochmals anklicken → wieder abgewählt. Mehrere Kürzel können gleichzeitig ausgewählt sein.
Zeile speichern
Die ausgewählten Kürzel werden als kommagetrennte Liste gespeichert und in der Tabelle sowie im PDF angezeigt.
Unterhalb der Chips erscheint automatisch eine Legende aller verfügbaren Kürzel mit vollständiger Bezeichnung — als Gedächtnisstütze beim Erfassen.
Beim Drucken des Arbeitsrapports erscheinen die Kürzel in der Rapporttabelle als Kurzform (z.B. «AKD, HZL, BBK»). Am Ende des Dokuments befindet sich automatisch eine zweispaltige Legende, die alle im Rapport verwendeten Kürzel mit ihrer vollständigen Bedeutung auflistet — getrennt nach Flächen-Kürzel und Aufgaben-Kürzel.
Nicht verwendete Kürzel erscheinen nicht in der Legende — nur diejenigen, die tatsächlich in mindestens einem Rapport-Eintrag vorkommen.